Phase 3 - Vorbereitung

6 bis 3 Monate vor Messebeginn

Ein halbes Jahr vor dem Messetermin ist die richtige Zeit, Ihren Messestand konkret zu planen und zu bauen. Dabei geht es um die Architektur und das Design des Messestands, aber auch um die Frage, wer mit dem Standbau beauftragt werden soll. Weitere Informationen zum Thema Messebau erhalten Sie beim FAMAB oder von den Messeveranstaltern. Das sind die wichtigsten Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen:

• Messestand-Architektur und Standgestaltung (Beschriftung, Grafik)
• Ausstattung (Möblierung, Küche etc.)
• Produktpräsentation Standbesetzung (Personal)
• Standbau-Unternehmen beauftragen
• Spedition beauftragen (Transport), Zollagentur

Ausstellerhandbuch durcharbeiten

Seit Ihrer Anmeldung ist eine Zeit vergangen und der Veranstalter hat in der Zwischenzeit sein Ausstellerhandbuch veröffentlicht, es ist Teil seines Servicepakets. Es enthält wichtige Fristen sowie Adressen von Ansprechpartnern beim Messeveranstalter, für Serviceleistungen, Presse, Werbung und Spediteure.

Besucherwerbung und andere Geschäftskontakte

Hauptverantwortlich für die Besucherwerbung ist der Veranstalter, aber auch Sie haben eigene Möglichkeiten, Fachbesucher gezielt anzusprechen und auf Ihren Stand einzuladen. Soweit Sie bereits Fachkontakte im Zielmarkt haben, sprechen oder schreiben Sie diese persönlich an. Die jeweils zuständige Deutsche Auslandshandelskammer (AHK) stellt Ihnen zum Teil kostenpflichtig Adressen für die Besucherwerbung zur Verfügung oder organisiert Match-Making-Events. Adressen möglicher Kooperations- und Vertriebspartner finden Sie auch im Ausstellerverzeichnis zur Vorveranstaltung.

Detaillierte Kostenplanung erstellen

In der Vorplanungsphase hatten Sie bereits die groben Kosten geschätzt. Jetzt sollten Sie die präzisen Kosten im Detail ermitteln. Das sind die wichtigsten Kostenstellen:

• Grundkosten (Standmiete, Energie, Anmeldegebühren, Pflichtversicherung)
• Standbau/-gestaltung (Grafik, Dekoration)
• Standservice (Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog)
• Kommunikation (Telefon, Telefax, Internetzugang)
• Transport (Spedition, Versicherung, Verpackung)
• Personal und Reisen
• Messevor- und -nachbereitung (Mitwirkung anderer Abteilungen, spezielle Produktentwicklung)

Reise buchen und Gesundheitsschutz planen

Wenn Sie es bisher noch nicht getan haben, dann buchen Sie jetzt Ihre Reise. Für Fernreisen sollten Sie etwas mehr Zeit einplanen als beispielsweise für Reisen innerhalb der EU. Der Grund dafür sind vor allem Einreise- und Einfuhrformalitäten sowie Gesundheitsschutz. Die entscheidenden Informationen finden Sie beim Auswärtigen Amt der Bundesrepublik Deutschland. Die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

• Flug buchen
• Hotel reservieren
• Visum beantragen
• Gesundheit schützen (Impfschutz, Krankenversicherungsschutz
• angepasste Kleidung wählen (Anlass, Klima, Gesetz/Vorschrift